Maak je vaker projecten aan met dezelfde opzet? Met projectsjablonen richt je die opzet één keer in. Bij het aanmaken van een nieuw project kies je vervolgens het sjabloon en worden het budget en de taken automatisch voor je aangemaakt.
Wat zijn projectsjablonen?
Een projectsjabloon is een herbruikbare opzet voor een project. In een sjabloon leg je vast:
Standaard budget: het budget dat automatisch wordt overgenomen op het nieuwe project.
Standaard taken: de taken die automatisch worden aangemaakt onder het nieuwe project, eventueel elk met een eigen budget.
Handig als je bijvoorbeeld voor elk onderhoudscontract dezelfde taken en hetzelfde uurbudget gebruikt: je hoeft dit niet meer per project handmatig in te richten.
Let op: een sjabloon wordt alleen toegepast bij het aanmaken van een nieuw project. Bestaande projecten worden niet aangepast als je een sjabloon later wijzigt.
Projectsjablonen aanmaken
Projectsjablonen beheer je via Beheer → Projectsjablonen. Deze functie is alleen beschikbaar voor beheerders. Vanuit de projectenlijst kun je er ook direct naartoe via de knop Projectsjablonen.
Klik op Nieuw
Vul de Omschrijving sjabloon in en klik op Toevoegen
Na het opslaan kom je op de detailpagina van het sjabloon. Hier richt je het sjabloon verder in.
Standaard budget
Onder Standaard budget stel je het budget in dat automatisch wordt overgenomen wanneer je een project aanmaakt met dit sjabloon. Dit werkt hetzelfde als een budget op een project: je kiest een budget in uren of in euro's. Je kunt het budget ook opbouwen op basis van de onderliggende taken; de waarde wordt dan berekend uit de budgetten van de standaard taken in het sjabloon.
Standaard taken
Onder Standaard taken voeg je de taken toe die automatisch worden aangemaakt bij een nieuw project:
Klik op Nieuw
Vul minimaal de Omschrijving in
Door een standaard taak te bewerken kun je er ook een eigen standaard budget aan toevoegen. Dit budget wordt meegekopieerd naar de taak op het nieuwe project.
Projectsjablonen gebruiken
Zodra er minimaal één actief sjabloon is, verschijnt in de dialoog Nieuw project het veld Projectsjabloon:
Maak een nieuw project aan via de knop Nieuw in de projectfunctie
Vul de gegevens van het project in (naam, klant, type)
Kies bij Projectsjabloon het gewenste sjabloon
Klik op Toevoegen
Je kunt het project daarna gewoon verder bewerken: het budget en de taken zijn een kopie, dus aanpassingen op het project hebben geen effect op het sjabloon (en andersom).