Hoe werkt een boekhoudkoppeling?
Een koppeling tussen Time On en een boekhoudpakket zorgt ervoor dat de volgende gegevens automatisch worden uitgewisseld:
Klanten
Klant contactpersonen
Projecten
Producten
Productgroepen
Concept verkoopfacturen (alleen aanmaken)
PDF bijlage (specificatie) meesturen met nieuwe verkoopfactuur
Hierdoor hoef je niet je gegevens in 2 systemen in te voeren. Maak je bijvoorbeeld een nieuwe klant aan in Time On, dan wordt deze ook automatisch aangemaakt in jouw boekhoudpakket als debiteur. Maak je een nieuwe klant aan in jouw boekhoudpakket, dan komt deze automatisch ook in Time On terug (met een maximale vertraging van 30 minuten). We streven erna (afhankelijk van de kwaliteit van de API van het boekhoudpakket) om een zo naadloos mogelijke integratie aan te bieden.
Welke gegevens worden er uitgewisseld?
Wat er uitgewisseld kan worden is afhankelijk van de functionaliteiten die het boekhoudpakket ondersteunt. Niet alle boekhoudpakket hebben bijvoorbeeld projecten of producten. Ook kan het zijn dat het pakket geen ondersteuning heeft om automatisch een PDF bijlage (specificatie) mee te sturen met de verkoopfactuur. Wat iedere koppeling ondersteunt en waar je rekening mee moet houden, kun je terug vinden op de specifieke pagina voor die koppeling.
Aanmaken verkoopfacturen
Een van de belangrijkste functies van een boekhoudkoppeling om geboekte registraties in Time On om te te zetten tot (concept) verkoopfacturen in jouw boekhoudpakket. Om dit goed in te richten dien je het volgende te doen;
Tariefregels instellen; hiermee bepaal je tegen welk uurtarief je gaat factureren
Declaratie maken; om een verkoopfactuur te kunnen maken, moet je eerst de facturabele regels (uren, kilometers, etc.) die je wil factureren op een declaratie zetten.
Verkoopfactuur maken; verstuur deze declaratie naar jouw boekhoudpakket op basis van de door jou ingestelde regels. Er zal een concept verkoopfactuur (of salesorder regels) worden aangemaakt in jouw boekhoudpakket. Deze kun je vervolgens zelf naar je klant sturen in de huisstijl die je daar hebt gemaakt.
Lijst van alle koppelingen
Staat jouw pakket er (nog) niet tussen?
Wanneer jouw boekhoudpakket er niet tussen staat dan kun je hiervoor een verzoek bij ons indienen. We gaan dan kijken naar de mogelijkheden om deze ook als standaard integratie aan te bieden. Neem hiervoor contact met ons op via onze website.
Maatwerk integratie
Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de Time On API. Dit geeft je de mogelijkheid om zelf data uit te wisselen tussen systemen. We ondersteunen je graag bij het opzetten van deze koppeling.