Let op: voordat je dit artikel verder leest, lees dan eerst de algemene uitleg over de boekhoudkoppeling.
Wat doet de koppeling precies?
De koppeling tussen Time On en Exact Online/Handel zorgt ervoor dat de volgende gegevens naadloos worden uitgewisseld;
Klanten
Sales orders (Exact Handel) of projecten (Exact Online) uitlezen en omzetten tot Projecten in Time On (alleen lezen)
Artikelen en artikelgroepen (worden producten/productgroepen)
Aanmaken concept verkoopfacturen of wegschrijven van SalesOrder regels (wanneer SalesOrders als projecten zijn ingelezen).
PDF specificatie direct meesturen bij verkoopfactuur is niet mogelijk omdat de Exact API dit niet ondersteund. Je moet deze PDF handmatig downloaden in Time On en handmatig toevoegen bij de uitgaande mail bij de factuur in Exact Online (indien gewenst).
Synchronisatie
Wanneer je iets aanmaakt in Exact Online, dan kan het tot 30 minuten duren voordat dit zichtbaar is in Time On. Maak je een klant in Time On aan, dan is deze direct zichtbaar in Exact Online.
Hoe stel je de koppeling in?
Let op: Mocht je al klanten in Time On hebben voordat je de koppeling met Exact Online maakt, zorg er dan voor dat je klant namen EXACT overeenkomen met die in Exact Online óf zorg ervoor dat de klant nummers in Time On overeenkomen met die in Exact Online. Zo voorkom je dubbele klantrecords in Time On!
Uitlegvideo
Stap voor stap uitleg
Om jouw Time On administratie met WeFact te koppelen volg je de volgende stappen;
Ga naar "Beheer" > "Koppelingen". Wanneer je nog geen actieve koppeling hebt, krijg je hier een lijst met alle beschikbare koppelingen:
Klik bij Exact Online op "Koppelen". Je komt in een scherm terecht waar je alleen maar op "Login bij Exact Online" hoeft te klikken. Wil je SalesOrders als projecten in TIme On hebben, gebruik dan de "Exact Handel" koppeling.
Wanneer je in Exact Online Time On toestemming hebt gegeven, kom je terug in Time On en kies je de administratie waarmee je wilt koppelen (mogelijk heb je meerdere administraties in Exact Online). Maak de juiste keuze en klik op "Volgende".
Klik op "Starten met synchronisatie" wanneer alles klaar is met laden. De gegevens zullen nu worden uitgewisseld. Wanneer alles klaar is zie je het volgende scherm:
Klik op "Afronden" om de koppeling te bevestigen. Koppeling is nu gereed en gegevens zullen automatisch worden uitgewisseld.
Wanneer je nu naar "Registreren" > "Klanten" gaat, zul je daar alle klanten uit Exact Online zien. Je kunt nu starten met het registreren van uren op jouw klanten en het maken van declaraties, die je vervolgens kunt doorsturen naar Exact Online als concept verkoopfacturen (of SalesOrder regels bij Exact Handel).
Volg de instructie op deze pagina om te zien hoe je een declaratie tot verkoopfactuur omzet.
Selectief SalesOrders binnenhalen
Om een SalesOrder als project binnen te halen (bij Exact Handel koppeling), die je de seleciecode "Time On" toe te voegen aan je SalesOrder.