Let op: voordat je dit artikel verder leest, lees dan eerst de algemene uitleg over de boekhoudkoppeling.
Wat doet de koppeling precies?
De koppeling tussen Time On en Visma eAccounting zorgt ervoor dat de volgende gegevens naadloos worden uitgewisseld;
Klanten
Producten
Productgroepen
Aanmaken concept verkoopfacturen
PDF specificatie direct meesturen bij verkoopfactuur
Synchronisatie
Wanneer je klanten of producten aanmaakt in eAccounting, dan kan het tot 30 minuten duren voordat dit zichtbaar is in Time On. Maak je een klant in Time On aan, dan is deze direct zichtbaar in Visma eAccounting.
Hoe stel je de koppeling in?
Let op: Mocht je al klanten in Time On hebben voordat je de koppeling met eAccounting maakt, zorg er dan voor dat je klant namen EXACT overeenkomen met die in eAccounting óf zorg ervoor dat de klant nummers in Time On overeenkomen. Zo voorkom je dubbele klantrecords in Time On!
Instructievideo
Stap voor stap uitleg
Om jouw Time On administratie met Visma eAccounting te koppelen volg je de volgende stappen;
Ga naar "Beheer" > "Koppelingen". Wanneer je nog geen actieve koppeling hebt, krijg je hier een lijst met alle beschikbare koppelingen:
Klik bij Visma eAccounting op "Koppelen". Voordat je hierna verder gaat, zorg er dan eerst voor dat je de API in Visma hebt geactiveerd. Instructies hiervoor vindt je door op de link te klikken.
Wanneer dat is gebeurd klik je op "Login bij Visma" en wordt je naar Visma verwezen. Selecteer hier met welke administratie je wilt koppelen en klik daarna op "Verder".
Je krijgt nu een scherm te zien om Time On toegang te geven tot deze administratie. Laat alle vinkjes aan staan, zodat Time On voldoende rechten heeft. Klik hier op "Sta toe".
Je kom hierna terug in Time On en alle gegevens worden uitgelezen. Wanneer dit klaar is druk je op "Starten met synchronisatie":
Wanneer dit klaar is klik je op "Afronden" om de koppeling te bevestigen. Koppeling is nu gereed en gegevens zullen automatisch worden uitgewisseld.
Wanneer je nu naar "Registreren" > "Klanten" gaat, zul je daar alle klanten uit Visma eAccounting zien. Je kunt nu starten met het registreren van uren op jouw klanten en het maken van declaraties, die je vervolgens kunt doorsturen naar Visma eAccounting als concept verkoopfacturen!
Volg de instructie op deze pagina om te zien hoe je een declaratie tot verkoopfactuur omzet.
Niet alle klanten uitwisselen?
Het is mogelijk om zelf te bepalen in eAccounting welke klanten je in Time On wilt hebben. Door in Visma de debiteur labels "Time On" of "Niet Time On" aan te maken (en deze te koppelen aan de betreffende klanten) zullen enkel klanten met de juiste groepen worden uitgewisseld.
