Dit artikel beschrijft hoe de agenda-koppeling werkt en hoe je deze kunt activeren
Wat doet de koppeling precies?
De koppeling tussen Time On en je Google of Microsoft agenda zorgt ervoor dat je:
Je agenda-afspraken kunt bekijken in Time On
Afspraken direct kunt converteren naar urenregistraties
Per agenda kunt bepalen of deze actief is voor import
Automatisch datum, tijd en beschrijving overneemt bij converteren
Synchronisatie
Wanneer je een afspraak toevoegt of wijzigt in je Google of Microsoft agenda, kan het tot enkele minuten duren voordat deze zichtbaar is in Time On. Je kunt ook handmatig synchroniseren via de refresh-knop in de agenda pop-up.
Hoe stel je de koppeling in?
Om jouw Time On account met je agenda te koppelen volg je de volgende stappen:
Stap voor stap uitleg
Ga naar Profiel als je nog geen agenda verbonden hebt of
door direct op de agenda-knop op "Mijn Registratie" te drukken.
Kies je agenda-provider
Wanneer je nog geen agenda hebt gekoppeld, zie je twee knoppen: één voor Google en één voor Microsoft. Klik op de provider die je wilt gebruiken.
Autoriseer de koppeling
Je wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van je agenda-provider
(Google of Microsoft). Log in met je accountgegevens en geef toestemming om Time On toegang te geven tot je agenda.
Selecteer actieve agenda's
Na succesvolle autorisatie word je teruggeleid naar Time On en verschijnt er een instel pop-up. Hier zie je alle agenda's die gekoppeld zijn aan je account. Vink de agenda's aan die je wilt gebruiken voor het importeren van afspraken
5. Klik op "Bevestigen" om de instellingen op te slaan. Je agenda is nu gekoppeld en klaar voor gebruik!
Agenda beheren
Na het koppelen van je agenda kun je deze beheren via je Profiel
Huidige agenda bekijken
Op de agenda pagina zie je:
Welke provider (Google/Microsoft) je gebruikt
Alle gekoppelde agenda's
De laatste synchronisatiedatum per agenda
Of een agenda actief of inactief is
Agenda activeren of deactiveren
Je kunt per agenda bepalen of deze actief is voor het importeren van afspraken:
Klik op het drie puntjes menu (⋮) naast een agenda
Kies "Agenda activeren" of "Agenda deactiveren"
Let op! Alleen actieve agenda's worden gebruikt voor het importeren van afspraken.
Agenda ontkoppelen
Als je een agenda volledig wilt ontkoppelen:
Klik op de knop "Ontkoppel" onderaan de instellingen
De koppeling wordt volledig verwijderd. Je kunt de agenda later opnieuw koppelen.
Meerdere organisaties
Als je lid bent van meerdere organisaties, zie je onderaan een overzicht van alle gekoppelde agenda's . Deze agenda's zijn gekoppeld aan andere organisaties waar je lid van bent.
Let op! Als je geen calendar verbonden hebt in je huidige organisatie dan kan je makkelijk een calendar kopiëren van een andere organisatie naar je huidige.
Afspraken bekijken en converteren
Agenda openen
Ga naar Mijn registratie
Klik op de agenda-knop (kalender icoon) rechtsboven
De agenda pop-up opent met je afspraken
Afspraak details bekijken
Elke afspraak toont:
Titel van de afspraak
Tijd (of "Hele dag")
Locatie (indien aanwezig)
Deelnemers (indien aanwezig)
Organisator (indien aanwezig)
Beschrijving (indien aanwezig)
Status badge (Geboekt - als de afspraak al is omgezet naar een boeking)
Converteren
Klik op een afspraak in de agenda pop-up
Time On converteert automatich de afspraakgegevens naar een boeking
Je wordt doorgestuurd naar het urenformulier met vooringevulde gegevens:
Datum: Van de afspraak
Tijd: Start- en eindtijd van de afspraak
Beschrijving: Titel en beschrijving van de afspraak
Locatie: Wordt toegevoegd aan de beschrijving
Vul de resterende velden in (klant, project, categorie, etc.)
Sla de boeking op