Koppeling vereist
Om je declaratie om te zetten tot concept verkoopfactuur in jouw boekhoudpakket, moet je eerst zorgen voor een actieve koppeling tussen Time On en jouw boekhoudpakket. Ondersteunt Time On geen koppeling met jouw pakket, dan kun je de verkoopfactuur handmatig aanmaken en de declaratie als PDF bijvoegen als specificatie.
👉 Bekijk hier hoe je een koppeling maakt
Verkoopfactuur voorbeeld
Wanneer je in een declaratie zit én je hebt een actieve koppeling met een boekhoudpakket, dan krijg je rechtsboven de knop "Maak factuur".
Factuurregel instellingen
Om een verkoopfactuur te maken, moet je eerst instellen hoe je de factuurregels wilt maken. Je declaratie kan bijvoorbeeld 20 registraties bevatten, maar je wilt mogelijk niet 20 factuurregels op je factuur. Hoe je de declaratie omzet tot verkoopfactuur regels bepaal je in het "Factuur voorbeeld" scherm door de "Instellingen" aan te passen:
Afhankelijk van wat er voorkomt op de declaratie (uren, kilometers, onkosten en producten) zijn de bepaalde instellingen actief of niet actief. Heb je bijvoorbeeld kilometers op de declaratie staan, maar wil je die niet meenemen op je factuur, dan kun je de checkbox voor "Kilometers" uitzetten.
Regels samenvoegen
Standaard is de instelling dat regels niet worden samengevoegd. Wil je dit wel, dan kun je bv. bij "Uren" op het potloodje rechts klikken. Er verschijnt dan een scherm om de instelligen voor Uren aan te passen:
Weergave "Per regel"
Kies je voor "per regel" dan wordt iedere registratie een eigen factuurregel. Je kunt bij "Zichtbare velden" bepalen welke informatie je op de factuurregel erbij wilt hebben. Je ziet in het factuurvoorbeeld direct de factuurregels veranderen op basis van jouw selectie:
Weergave "Groeperen"
Wanneer je regels wilt samenvoegen tot 1 factuurregel, dan kun je de optie "Groeperen" kiezen. Vervolgens kies je hoe de groepering moet plaatsvinden. Bijvoorbeeld gegroepeerd per Maand en daarna Medewerker ziet er als volgt uit. Alle registraties die in die groep zitten worden dan bij elkaar opgeteld in op 1 factuurregel gezet. Wanneer het tarief van deze regels ook hetzelfde zijn, dan krijg je <aantal uur> X <uurtarief> = <regel totaal> te zien op de regel. Indien er wisselende uurtarieven in deze groep zitten, dan krijg je 1 x <regel totaal> te zien.
Weergave "Totaal"
Wanneer je de optie "Totaal" kiest, worden alle facturabele uren op 1 regel gezet. Hier wordt dan altijd 1 x <regel totaal> gebruikt en nooit <aantal uur> x <uurtarief> = <regel totaal> gebruikt.
Bijlage / specificatie toevoegen
Bij sommige koppelingen, zoals WeFact, Visma eAccounting en Moneybird kun je de declaratie PDF als specificatie meesturen. Door "Bijlage" aan te vinken krijg je de mogelijkheid om te bepalen welke velden je zichtbaar wilt maken in deze bijlage:
Versturen van factuur
Heb je je instellingen goed staan, dan kun je de verkoopfactuur aanmaken in je boekhoudpakket door op "Stuur naar .... " te sturen. Afhankelijk van je koppeling staat hier de naam van je boekhoudpakket:
Wanneer alles goed is gegaan krijg je het volgende scherm te zien. Je kunt nu bepalen of je de factuur wilt bekijken door op "Bekijk factuur" te klikken. Er wordt dan een link naar je boekhoudpakket geopend, naar de bijbehorende concept verkoopfactuur. De status van de declaratie wordt nu automatisch "Gefactureerd".
Foutmeldingen
Afhankelijk van jouw koppeling kunnen er specifieke foutmeldingen optreden bij het aanmaken van jouw verkoopfactuur.
👉 Bekijk hier de lijst met mogelijke fouten bij het aanmaken van een verkoopfactuur