Aandachtspunten
Je hebt tenminste SnelStart abonnement InKaart nodig om te kunnen koppelen met Time On. Heb je een accountants abonnement? Dan moet je op voorhand even contact opnemen met SnelStart om deze koppeling te laten activeren.
De SnelStart API staat het niet toe om direct een PDF mee te sturen als specificatie. Wil je de declaratie uit Time On alsnog meesturen als bijlage met de factuur, dan moet je handmatig downloaden in Time On en als bijlage meesturen bij de factuur in SnelStart.
Voordat je dit artikel verder leest, lees dan eerst de algemene uitleg over de boekhoudkoppeling.
Wat doet de koppeling precies?
De koppeling tussen Time On en SnelStart zorgt ervoor dat de volgende gegevens naadloos worden uitgewisseld;
Klanten
Producten
Productgroepen
Aanmaken concept verkoopfacturen
Synchronisatie
Wanneer je klanten of producten aanmaakt in SnelStart, dan kan het tot 30 minuten duren voordat dit zichtbaar is in Time On. Maak je een klant in Time On aan, dan is deze direct zichtbaar in SnelStart.
Hoe stel je de koppeling in?
Let op: Mocht je al klanten in Time On hebben voordat je de koppeling met SnelStart maakt, zorg er dan voor dat je klant namen EXACT overeenkomen met die in SnelStart óf zorg ervoor dat de klant nummers in Time On overeenkomen. Zo voorkom je dubbele klantrecords in Time On!
Uitlegvideo
Stap voor stap uitleg
Om jouw Time On administratie met SnelStart te koppelen volg je de volgende stappen;
Ga naar "Beheer" > "Koppelingen". Wanneer je nog geen actieve koppeling hebt, krijg je hier een lijst met alle beschikbare koppelingen:
Klik bij SnelStart op "Koppelen". In het volgende scherm klik je op "Login bij SnelStart". Je wordt doorverwezen naar de online snelstart omgeving en daar moet je eerst even inloggen.
In SnelStart kun je kiezen met welke administratie je wilt koppelen. Je kan 1 Time On administratie altijd maar aan 1 boekhouding koppelen:
Bevestig de koppeling en klik op "Koppel":
Je kom hierna terug in Time On en alle gegevens worden uitgelezen. Wanneer dit klaar is druk je op "Starten met synchronisatie":
Wanneer dit klaar is klik je op "Afronden" om de koppeling te bevestigen. Koppeling is nu gereed en gegevens zullen automatisch worden uitgewisseld.
Wanneer je nu naar "Registreren" > "Klanten" gaat, zul je daar alle klanten uit SnelStart zien. Je kunt nu starten met het registreren van uren op jouw klanten en het maken van declaraties, die je vervolgens kunt doorsturen naar SnelStart als concept verkoopfacturen!
Volg de instructie op deze pagina om te zien hoe je een declaratie tot verkoopfactuur omzet.
SnelStart 12 of SnelStart web
Gebruik je SnelStart 12 (desktop versie), dan wordt een verkoopfactuur als Verkooporder aangemaakt. De link naar de webversie zal niet werken wanneer je in SnelStart 12 specifieke sjablonen hebt gemaakt. Je kunt de verkooporder dan vanuit SnelStart 12 desktopversie alsnog factureren naar de klant.