Time On kan je medewerkers automatisch een seintje geven: dat er nog uren ontbreken, dat een registratie is afgekeurd of dat een budget bijna is bereikt. In dit artikel lees je welke notificaties er zijn, wat je als beheerder instelt en hoe je de urenherinneringen precies naar je hand zet.
Wat zijn notificaties?
Binnen Time On kunnen er notificaties worden gestuurd. Afhankelijk van het type kan deze op drie plekken binnenkomen:
E-mail - in de mailbox van de medewerker.
Webnotificatie - onder het belletje rechtsboven in Time On.
Pushnotificatie - als melding op de telefoon, voor wie de mobiele app gebruikt.
Notificaties instellen
Notificaties kunnen worden ingesteld op 3 plekken:
Beheer → Notificaties
Stel notificaties in die voor de hele administratie gelden.
Beheer → Medewerkers
Wijk voor een specifieke medewerker af van de administratie instellingen.
Profiel → Notificaties
Hier kan een medewerker zelf afwijken van de administratie instellingen.
Let op: Medewerkers mogen notificaties aanpassen bepaalt of medewerkers van jouw instellingen mogen afwijken. Zet je dit uit, dan gelden jouw keuzes voor iedereen en kunnen medewerkers hun instellingen niet wijzigen. Eerdere persoonlijke keuzes blijven bewaard en worden weer actief als je de schakelaar aanzet.
Soorten notificaties
Notificatie | Wanneer | Standaard |
Dagelijkse urenherinnering | Elke werkdag op een vast tijdstip, als de uren van die dag niet compleet zijn. | Uit |
Wekelijkse urenherinnering | Eén keer per week, als de uren van de week niet compleet zijn. | Aan |
Wekelijks urenoverzicht | Eén keer per week, altijd — ook als er niets geboekt is. | Uit |
Budgetdrempel bereikt | Zodra het gebruik van een budget het percentage raakt dat je instelt. | Aan |
Registraties afgekeurd | Direct nadat ingediende uren zijn afgekeurd. | Aan |
Registraties goedgekeurd | Direct nadat ingediende uren zijn goedgekeurd. | Uit |
Timer loopt te lang | Als een timer langer dan zes uur loopt, pauzes niet meegerekend. | Aan |
Urenherinneringen instellen
Urenherinneringen kunnen ingesteld worden met de volgende velden:
Dag van de week — Op welke dag de notificatie verstuurd wordt. Alleen van toepassing bij weekherinneringen.
Verzendtijd — Tijdstip wanneer de notificatie verstuurd wordt.
Te evalueren periode - Over welke periode het bericht gaat. Kies je Voorgaande werkweek, dan gaat de herinnering over de week die net is afgelopen — vaak logischer dan de huidige week, die nog niet klaar is.
Trigger — De voorwaarde waaronder de herinnering überhaupt verstuurd wordt. Is de voorwaarde niet van toepassing, dan krijgt de medewerker niets.
Urendrempel — Verschijnt alleen bij de trigger minder uren dan drempel. Onder dit aantal uur volgt een herinnering.
De drie triggers:
Geen uren geregistreerd — alleen een herinnering als er helemaal niets geboekt is.
Minder uren dan drempel — je bepaalt zelf het aantal uur, bijvoorbeeld 8 per dag of 36 per week.
Minder dan contracturen — vergelijkt met de contracturen van de medewerker zelf. Alleen beschikbaar bij de wekelijkse herinnering, omdat contracturen per week zijn vastgelegd en niet per losse dag.
Let op: Urenherinneringen gaan over werkdagen. Deze kunnen ingesteld worden per medewerker. Staan er geen werkdagen ingevuld, dan gaat Time On uit van maandag tot en met vrijdag.
Wekelijkse urenoverzicht instellen
Er is ook de mogelijkheid om altijd een overzicht met uren te delen. Deze kan op dezelfde manier worden ingesteld als de urenherinneringen, alleen dan zonder trigger.