Let op: het goedkeuren van registraties is een optionele stap in je manier van werken met Time On. Het is niet nodig om uren goed te keuren voordat je deze kunt declareren.
Je kunt alleen regels goedkeuren die nog niet gedeclareerd zijn.
Als beheerder of klant/projectmanager kun je rechten krijgen om registraties goed te keuren. Die doe je door in het menu links naar Goedkeuren te gaan. Je ziet hier 3 menu opties;
Openstaand: Hier staan alle nog niet goedgekeurde registraties, zowel facturabele- als niet-facturabele boekingen.
Goedgekeurd: Hier staan alle reeds goedgekeurde registraties. Vanuit hier kun je eventueel een goedkeuring intrekken, zodat je de registratie weer kan aanpassen en later alsnog weer goedkeuren.
Afgekeurd: Hier staan alle afgekeurde registraties. Je kunt de afkeuring eventueel intrekken, zodat je de registratie daarna bij Openstaand alsnog kan goedkeuren.
Datum selectie, filteren en groeperen
Alle 3 de functies werken ongeveer hetzelfde. Bovenin heb je eerst een datum selectie, en daarnaast aanvullende filters. Filters die je hebt ingesteld worden onthouden en zijn over alle 3 de functies hetzelfde. Zo bepaal je eenvoudig welke periode en registraties je wilt gaan bekijken:
Bij het kopje "Resultaten" heb je de mogelijkheid om de resultaten uit je selectie te groeperen. In bovenstaand voorbeeld zie je dit per medewerker, maar je kunt hier ook meerdere opties kiezen, zoals per medewerker aangevuld met per week. Zo krijg je snel de totalen van iedere groep te zien.
Goedkeuren per stuk of in bulk
Je kunt één registratie bekijken en goed- of afkeuren door op de registratie te klikken en daarna in het detailscherm "Goedkeuren" of "Afkeuren" te kiezen, zie afbeelding hieronder. Je kunt de registratie nog aanpassen en direct opslaan en goedkeuren.
Meerdere registraties tegelijk goedkeuren
Je kunt ook meerdere registraties selecteren met de checkbox links van de groepen of registraties. Dit kan voor een hele groep zijn, of voor losse registraties in een groep. Wanneer je tenminste 1 checkbox hebt gezet, worden de knoppen "Goedkeuren" en "Afkeuren" rechtsboven actief:
Afkeuren en reden opgeven
Wanneer je kiest voor "Afkeuren" kun je ter aanvulling nog een reden van afkeuren opgeven:
De medewerker die deze registratie heeft gemaakt kan hiervan een e-mail notificatie krijgen en vindt de afgekeurde registraties ook terug bij "Registreren" > "Afgekeurd".
Let op: Het is mogelijk om op basis van rollen te bepalen wie welke registraties mag goedkeuren. Je kunt dit op hoofdniveau doen, dan krijg je alles te zien. Je kunt ook per medewerker rollen toekennen op Klant of Project niveau. Zo kun je de workload van het goedkeuren verdelen over de verantwoordelijke medewerkers. medewerkers. Hoe je dit doet, lees je in dit artikel.