Wanneer je een declaratie wil laten goedkeuren door je klant, zorg je eerst dat je een declaratie hebt gemaakt. Wanneer je de declaratie aanklikt in de lijst met alle declaraties, krijg het declaratie detail scherm te zien. Hier heb je rechtsboven de knop "Acties". Kies in deze lijst de optie "Vraag om goedkeuring":

In het scherm dat verschijnt wordt standaard het e-mailadres van de klant ingevuld. Heb je eerder een declaratie ter goedkeuring naar deze klant gestuurd, dan zal het e-mailadres van de laatst verstuurde goedkeuring worden gebruikt.

Na het versturen van het verzoek, zie je dit terug in de declaratie:

De klant ontvangt een e-mail met hierin het verzoek ter goedkeuring van de declaratie. In de e-mail staat een link waarmee de klant inzicht krijgt in alle registraties op deze declaratie.

Er opent een webpagina waarmee de klant mogelijkheid heeft om de declaratie goed- of af te keuren. Welke velden zichtbaar voor hem zijn, is in te stellen bij "Beheer" > "Declaratie goedkeuren".

Wanneer klant de declaratie goedkeurt, komt er een scherm waarin hij zijn naam kan opgeven en een handtekening kan zetten:

Wanneer de klant de declaratie wil afkeuren, dan krijgt hij de mogelijkheid om zijn naam op te geven en een reden voor afkeuren:

Als Time On gebruiker ontvang je een e-mailnotificatie wanneer een declaratie is goed- of afgekeurd. Ook in de lijst met alle declaraties zie je of deze is goed- of afgekeurd.

De naam en handtekening bij een goedgekeurde declaratie wordt ook getoond bij het downloaden van je declaratie als PDF. Deze PDF kun je ook als bijlage meesturen met je verkoopfactuur in je boekhoudsysteem (automatisch indien de koppeling dit ondersteunt).