Om een registratie te maken moet je er eerst voor zorgen dat er facturabele registraties zijn om te declareren. Via het menu "Declareren" > "Nieuwe declaratie" krijg je een overzicht van alle facturabele en nog te declareren boekingen:
Periode selecteren
Bovenin de pagina kun je een periode selecteren van wat je wilt zien. Klik op de kalender bij "Toon alles" en selecteer wat je wilt zien. Wanneer je bijvoorbeeld de uren van de lopende maand wilt uitsluiten, kies je hier "Alles t/m vorige maand":
Aanvullende filters opgeven
Wil je bijvoorbeeld alleen maar alle goedgekeurde uren zien, stel dan een bovenin de pagina filter in door op "Filter toevoegen" te klikken. Kies hier bijvoorbeeld "Goedgekeurd" - "Ja" en je krijgt alleen alle goedgekeurde uren t/m vorige maand. Bij "Totaal openstaand" krijg je vervolgens de totalen uren, kilometers, onkosten, producten en omzet te zien (afhankelijk van je zichtbare urenvelden uiteraard).
Resultaten groeperen
Onder de totalen staan alle registraties die voldoen aan jouw selectie. Je kunt de resultaten groeperen bijvoorbeeld per Klant en daarna per Project. Zo zie je direct hoeveel ieder project nog open heeft staan.
Selectie maken en declaratie(s) maken
Om een declaratie te maken, selecteer je bijvoorbeeld het veld voor de klant of projectnaam om alles wat daaronder valt te selecteren. Je kunt ook de groep open klappen en vervolgens regel voor regel de items bekijken en selecteren om mee te nemen. Wanneer je tenminste 1 regel hebt geselecteerd, laat de totalen bovenin zien hoeveel je hebt geselecteerd bij "Totaal geselecteerd".
Declaratie per klant of project
Wanneer je selectie compleet is, klik je vervolgens rechtsboven op "Maak declaratie(s)". Er verschijnt dan een scherm om te bepalen hoe je je declaraties wilt splitsen. Het kan zijn dat je meerdere projecten van dezelfde klant hebt geselecteerd. Je kunt dan kiezen of 1 declaratie wilt maken met hierop meerdere projecten, of dat je per project een declaratie wilt maken. Wanneer je op "Maak x declaraties" klikt, worden de declaraties gemaakt en komen ze bij "Alle declaraties" te staan.
Rollen instellen per klant of project
Het is mogelijk om medewerkers toegang te geven tot deze functie en hen toegang te geven tot alle klanten en projecten (standaard). Het is ook mogelijk om dit op basis van rollen in te stellen. De medewerker krijgt dan alleen de klanten en projecten te zien, waarvoor deze de rol van "Goedkeuren" heeft gekregen. Lees hier meer over hoe dit werkt.
Meteen doorschieten als verkoopfactuur
Na het maken van de declaraties kun je er voor kiezen om dit meteen door te schieten naar je boekhoudkoppeling. Selecteer hier voor "Maak facturen" optie. Wil je de declaratie eerst bekijken? Klik dan op "Bekijk declaraties". Indien er 1 declaratie is gemaakt zal deze meteen worden geopend. Zijn er meerdere gemaakt kom je in het overzicht te recht en zullen de nieuwe declaraties worden gemarkeerd met een "Nieuw" label.