Let op: voordat je dit artikel verder leest, lees dan eerst de algemene uitleg over de boekhoudkoppeling.
Wat doet de koppeling precies?
De koppeling tussen Time On en WeFact zorgt ervoor dat de volgende gegevens naadloos worden uitgewisseld;
Klanten
Klant contactpersonen
Producten
Productgroepen
Aanmaken concept verkoopfacturen
PDF specificatie direct meesturen bij verkoopfactuur
Synchronisatie
Wanneer je iets aanmaakt in WeFact, dan kan het tot 30 minuten duren voordat dit zichtbaar is in Time On. Maak je een klant in Time On aan, dan is deze direct zichtbaar in WeFact.
Hoe stel je de koppeling in?
Let op: Mocht je al klanten in Time On hebben voordat je de koppeling met WeFact maakt, zorg er dan voor dat je klant namen EXACT overeenkomen met die in WeFact óf zorg ervoor dat de klant nummers in Time On overeenkomen met die in WeFact. Zo voorkom je dubbele klantrecords in Time On!
Uitlegvideo
Stap voor stap uitleg
Om jouw Time On administratie met WeFact te koppelen volg je de volgende stappen;
Ga naar "Beheer" > "Koppelingen". Wanneer je nog geen actieve koppeling hebt, krijg je hier een lijst met alle beschikbare koppelingen:
Klik bij WeFact op "Koppelen". Je komt in een scherm terecht waar je een API sleutel moet opgeven. Hier staat ook uitgelegd hoe je aan die API sleutel komt.
Plak de API sleutel in het lege veld en klik op "Gebruik deze code". Time On start nu met het valideren van de code en het uitlezen van jouw administratie.
Klik op "Starten met synchronisatie" wanneer alles klaar is met laden. De gegevens zullen nu worden uitgewisseld. Wanneer alles klaar is zie je het volgende scherm:
Klik op "Afronden" om de koppeling te bevestigen. Koppeling is nu gereed en gegevens zullen automatisch worden uitgewisseld.
Wanneer je nu naar "Registreren" > "Klanten" gaat, zul je daar alle klanten uit WeFact zien. Je kunt nu starten met het registreren van uren op jouw klanten en het maken van declaraties, die je vervolgens kunt doorsturen naar WeFact als concept verkoopfacturen!
Volg de instructie op deze pagina om te zien hoe je een declaratie tot verkoopfactuur omzet.
Niet alle klanten uitwisselen?
Het is mogelijk om zelf te bepalen in WeFact welke klanten je in Time On wilt hebben. Door in WeFact de klantgroepen "Time On" of "Niet Time On" aan te maken (en deze te koppelen aan de betreffende klanten) zullen enkel klanten met de juiste groepen worden uitgewisseld.